نگاهی اجمالی به برنامه‌ریزی و اصول و مفاهیم آن در نظام اداری کشور

     در زندگی امروز برنامه‌ریزی از چنان جایگاه و اهمیتی برخوردار است که نه تنها دولتها و سازمانهای دولتی و خصوصی از مزایای آن برخوردار می‌شوند بلکه این موضوع به یک فرهنگ عمومی و فراگیر تبدیل شده است بطوریکه بسیاری از افراد با مسئولیتهای مختلف، موفقیت در کار روزمره خود را مرهون برنامه‌ریزی‌های دقیق در زندگی شخصی و کار و تلاش روزانه می‌دانند.

     در علم مدیریت نیز بر اهمیت این موضوع تاکید فراوان شده و پیوسته به افراد مختلف بویژه مدیران توصیه شده تا علاوه بر برنامه‌‌های سازمانی، برای انجام وظایف تخصصی خود در سازمان نیز برنامه‌ریزی نموده و مسئولیتهای محوله را اولویت‌گذاری نمایند.

     بنابراین باید توجه داشت که برنامه ریزی می‌تواند در تمام ابعاد زندگی فردی، اجتماعی و سازمانی افراد و در مقیاس بزرگتر در تمام زمینه‌های مربوط به اداره یک کشور، یک سازمان و یا یک مجموعه در سطوح مختلف انجام شود، اما بدیهی است که تحقق کیفی و کمی برنامه به عوامل مختلفی بستگی دارد.

     آشنایی با اصول و مفاهیم برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی، شناخت منابع، اولویت‌گذاری صحیح، طبقه‌بندی و دسته‌بندی مناسب، کنترل و نظارت بموقع، مدیریت علمی، رعایت ترتیب و توالی و زمانبندی دقیق از نکاتی محسوب می‌شوند که در فرآیند یک برنامه‌ریزی منطقی باید مورد توجه قرار گیرند.

     بدیهی است این موضوع در رابطه با مجموعه‌هایی که نظم و برنامه‌ریزی از ویژگیهای انفکاک ناپذیر آنها تلقی می‌شود از جایگاه و موقعیت برتری برخوردار است به همین منظور در این مجموعه تلاش شده است تا با نگاهی اجمالی و گذرا به اصول و مفاهیم مربوط به این بحث، زمینه‌های لازم برای ایجاد همزبانی و وحدت رویه بیشتر فراهم گردد.

 ·        تعاریف و اصطلاحات:

استراتژی : طرح یا الگوی واحد و جامعی است که با اتکاء بر نیروی انسانی، روشهای روشن ودقیق و شیوه‌های موثر، ابزار و امکانات مناسب و سایر منابع، سازمان را در رسیدن به اهداف نهایی یاری می‌کند.

برنامه: عبارتست از تعهد برای انجام یک سری عملیات در راستای تحقق هدف در دوره زمانی مشخص با منابع مشخص و روشها و مجریان مشخص.

 عملیات: هریک از عملیات کلی کار، به دسته‌هایی عمده از کارهای مشابه و همگن تفکیک می‌شوند که به آنها عملیات گفته می‌شود.

فعالیت اصلی: هر یک از عملیات، به مجموعه کارهای مشابه و همگن تفکیک می‌شود که اجرایی‌ترین بخش برنامه محسوب می‌شود و به آنها فعالیت اصلی می‌گویند که در بند ۹ ماده یک قانون برنامه و بودجه مصوب سال ۱۳۵۱ اینگونه تعریف شده است «فعالیت جاری کوچکترین کانال ریالی است که کوچکترین واحد اداری از اندام تشکیلاتی را تغذیه می‌نماید. فعالیت وسیله شناخت حجم کار است و یافتن واحد حجم کار، حاصل حجم کار به دست می‌آید و با تبدیل حجم کار به ریال بودجه به سمت بودجه عملیاتی حرکت می‌کند»

حجم کار: میزان کار پیش‌بینی و برآورد شده هر فعالیت را مقدار یا حجم آن فعالیت گویند.

منابع: شامل مواردی می‌شوند که اجرای برنامه‌ها با استفاده از آنها ممکن می‌گردد.

درصد پیشرفت واقعی فیزیکی: برای محاسبه درصد پیشرفت واقعی یا عملکردی هر فعالیت، مقدار کار انجام شده آن بر حجم کل کار تقسیم و حاصل را در ۱۰۰ ضرب می‌کنند.

درصد پیشرفت ریالی: مقدار درآمد (صورت‌وضعیت) حاصله بر کل مبلغ قرارداد ضربدر ۱۰۰ نشان‌دهنده درصد پیشرفت ریالی است.

درصد پیشرفت برنامه‌ای: مقدار کار برنامه‌ای انجام شده بر کل برنامه پیش‌بینی شده ضربدر ۱۰۰،  درصد پیشرفت  برنامه را نشان می‌دهد.

برنامه‌ریزی اقتضایی: تلاش برای پیش‌بینی موارد اضطراری یا مشکلات پیش‌بینی نشده‌ای که ممکن است در آینده پدیدار شود.

برنامه‌ریزی غلطان: برنامه بلند مدتی که پیوسته بازنگری می‌شود در هر بازنگری، پیش‌بینی آینده برای دوره معینی که در اصل برنامه اولیه صورت پذیرفته است، انجام گیرد.

برنامه‌ریزی عملیاتی: پیش‌بینی عملیات برای نیل به هدفهای معین با توجه به امکانات و محدودیتها و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه‌ریزی جامع تعریف شده است. البته در پروژه های عمرانی منظور تفکیک برنامه براساس اجزاء و مراحل مختلف و تخصیص بودجه و منابع به آنها و زمانبندی انجام کار می‌باشد.

تخصیص اعتبار: عبارتست از تجویز استفاده از مبالغ، یعنی اعتبارات مصوب سالانه در دوره‌های زمانی مشخص ( سه ماهه، شش ماهه، سالانه و …) . به عبارت دیگر تخصیص اعتبار تعیین حجم اعتباری است که در دوره‌های زمانی مشخص در سال، برای تامین هزینه اجرای برنامه‌ها، عملیات و سایر پرداختها نیاز است.

تنخواه گردان: عبارتست از وجوهی که از محل اعتبار یعنی برای رفع احتیاجات نقدی از طرف اعتبار دهنده، در اختیار اعتبار گیرنده قرار می‌گیرد و حداکثر تا پایان همان سال مالی باید تسویه حساب شود.

اعتبار: عبارتست از مبلغی که برای مصرف یا مصارف معینی به ‌منظور نیل به اهداف و اجرای برنامه‌، به تصویب می‌رسد و در قانون محاسبات عمومی از آن به عنوان « حد مصرف هزینه» نام برده شده است.

سیاست ها: مجموعه تدابیر و تصمیماتی که بمنظور هموارسازی اجرای استراتژی‌ها و در راه حصول به اهداف کمی اتخاذ می‌شود.

فرصت ها: عوامل برون سازمانی که می‌توانند تأثیر مثبت بر روی برنامه‌ها داشته باشند، اما در کنترل کامل سازمان نیستند.

تهدیدات: عوامل برون سازمانی که می‌توانند تأثیر منفی بر روی برنامه‌ها داشته باشند، اما در کنترل کامل سازمان نیستند.

اهداف کلان: اهدافی که تحقق همه ابعاد و جوانب آن مستلزم مشارکت همه بخشها بوده و بصورت کمی قابل پیش‌بینی نیست، اما با سعی و کوشش می‌توان به همه یا بخشهای قابل توجهی از آن دست یافت.

سیاستهای کلی: حاوی اصولی هستند که آرمانها را به مفاهیم اجرایی نزدیک می‌کنند.

 ·        ضرورت تدوین برنامه و بودجه

     انسانها در طول تاریخ پیوسته در صدد بوده‌اند تا با استفاده از منابع موجود در طبیعت نیازهای خود را تأمین نمایند، اما با توجه به محدودیت منابع از یکسو و در دسترس نبودن برخی از منابع از سوی دیگر افراد تلاش نمودند تا در مواجهه با این مشکل از قوه تعقل و تفکر و قدرت تجزیه و تحلیل و توان پیش‌بینی خود استفاده کرده و با توسل به برنامه‌ریزی از حداقل منابع، حداکثر استفاده را عاید خود سازند و نیازهای مربوطه را تأمین نمایند.

     این موضوع بتدریج در تمام سطوح زندگی فردی، اجتماعی و سازمانی تعمیم یافت و به یک رقابت تنگاتنگ برای کسب هر چه بیشتر منابع و استفاده مطلوب با بهره‌وری بالا تبدیل شد، بطوریکه در حال حاضر، تداوم حیات یک سازمان بستگی کامل به کمیت و کیفیت برنامه‌های آن دارد.

 ·        مفهوم برنامه‌ریزی

     برنامه‌ریزی به طور کلی شامل کارها و کوشش هایی است که با انجام آنها می‌توان فعالیتهای مربوط به یک مأموریت (پروژه) و روابط میان آنها را شناخت و مدت، منابع موردنیاز و هزینه اجرای آنها را بر اساس معیارها و موازین اجرایی موجود در سازمان مجری مأموریت و همچنین کیفیت نتایج و داده‌های مأموریت یا پروژه را پیش‌بینی، برآورد و اصلاح کرد و بعبارت دیگر برنامه‌ریزی خود فرآیندی برای تأمین و استفاده بهینه از منابع مأموریت یا پروژه محسوب می‌شود و درست به همین دلیل است که برنامه‌و بودجه را مکمل یکدیگر می‌دانند.

     برای درک بهتر موضوع خوب است که بدانیم، بودجه در ماده ۱ قانون محاسبات عمومی کشور مصوب ۱۳۴۹، چنین تعریف شده‌است:

     « بودجه کل کشور، برنامه مالی دولت است که برای یک سال مالی تهیه و حاوی پیش‌بینی درآمدها و سایر منابع تأمین اعتبار و برآورد هزینه‌ها برای انجام عملیاتی است که منجر به وصول به هدفهای دولت می‌شود »

با توجه به تعریف فوق می‌توان اظهار داشت:

     « بودجه عبارت است از برنامه‌ عملکرد، سازمانهای دولتی در یک زمان معین که به صورت اعداد و اصطلاحات مالی نشان داده می‌شود و ضمن آن انواع خدمات و فعالیت‌ها و برنامه‌هایی که انجام شدن‌ آنها لازم است و همچنین پیش‌بینی میزان مخارج انجام یافتن خدمات و فعالیتها و نیز پیش‌بینی درآمد لازم برای تأمین آنها توجیه می‌گردد و در یک جمله‌ بودجه عبارت است از یک برنامه مالی ».

 ·        رابطه برنامه و بودجه :

     همانگونه که اشاره شد برنامه‌ریزی عبارتست از تهیه و توزیع و تخصیص عوامل و وسایل محدود برای رسیدن به هدفهای مطلوب در کوتاهترین زمان و با حداقل هزینه ممکن که نوعی پیش‌بینی آینده محسوب می‌شود و بودجه‌بندی نیز مفهومی است با معنای مشابه زیرا در بودجه‌ریزی نیز دولت یا سازمان تلاش می‌کند وضعیت مالی خود را برای مدت یکسال یش‌بینی نموده و از طریق آن امکانات محدود خود را طوری برنامه ریزی نماید که بتواند به هدفهای مورد نظر دست یابد.

 ·        بودجه‌ریزی:

     فرآیند توسعه در برنامه کوتاه مدت است که شامل؛ تهیه و تنظیم و پیشنهاد بودجه، تصویب، اجرا و نظارت بر بودجه در یک سال مالی است. بودجه‌ریزی برآورد منطقی حجم عملیات در مقابل اعتبارات است و با توسل به بودجه‌ریزی، برنامه توسعه از قوه به فعل در می‌آید.

 ·        بودجه‌بندی:

     برآورد حجم عملیات در وضع موجود و تبدیل آن به اعتبارات فارغ از اولویت‌بندی در آنهاست. به عبارت دیگر پیش‌بینی هزینه‌های انجام فعالیتهای طرح‌ریزی شده برای یکسال مالی را گویند.

 ·        وجوه تمایز بودجه‌ریزی و بودجه‌بندی:

     اگر چه در بسیاری از منابع برای واژه‌های بودجه‌بندی، بودجه‌نویسی، بودجه ‌ریزی و حتی برنامه‌ریزی تفاوت چندانی قائل نشده‌اند و از تمام واژه های مذکور به یک معنای استفاده کرده‌اند، اما با استناد به کتاب «مفاهیم و اصطلاحات بودجه‌ریزی» از انتشارات سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور در برخی از منابع نیز تفاوتهایی به‌شرح ذیل مطرح شده است.

الف- بودجه‌ریزی جنبه توسعه‌ای دارد اما در بودجه‌بندی تداوم وضع موجود مطرح است نه اجرای کار جدید.

ب- بودجه‌ریزی با هدف اجرای برنامه انجام می‌شود اما بودجه‌بندی الزاماً به معنای اجرای برنامه‌ نیست.

ج – بودجه‌ریزی در راستای تحقق اهداف جدید سازمانی انجام می‌شود اما بودجه‌بندی برای تحقق اهداف قبلی.

د- در بودجه‌ریزی اولویت‌بندی هم انجام می‌شود اما در بودجه‌بندی اولویت‌گذاری انجام نمی‌شود.

 ·        وجوه اشتراک بودجه‌ریزی و بودجه‌بندی:

الف- هر دو عمل، نوعی پیش‌بینی، برآورد و برنامه‌ریزی محسوب می‌شوند.

ب- هر دو برای یک دوره ‌مالی کوتاه ( معمولاً یک‌ساله) تهیه می‌شود.

توضیح: با توجه به تعاریف فوق، برنامه‌ریزی از مفهوم گسترده‌تری برخوردار بوده و با زمان‌بندیهای متفاوت‌تهیه می‌شود، با این توضیح که برنامه‌های درازمدت می‌توانند توام بابرآورد دقیق بودجه و یا بدون برآورد تهیه شوند.

 ·        انواع بودجه‌بندی:

۱-بودجه عمومی دولت که خود شامل دو بخش است:

الف- بودجه عادی برای وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی

ب- بودجه عمرانی برای اجرای برنامه‌های عمرانی

۲-بودجه شرکتهای دولتی

۳-بودجه موسساتی که تحت عنوانی غیر از عناوین فوق در بودجه کل کشور منظور می‌شوند

 ·        انواع بودجه از نظر نحوه استفاده:

الف- بودجه متداول یا سنتی:

     بودجه‌ای است که در آن، اعتبارات هر سازمان دولتی به تفکیک فصول  و مواد هزینه مشخص می‌گردد.در این روش بودجه ریزی، نوع و ماهیت هزینه‌ها نشان داده می‌شود. ولی مشخص نمی‌گردد که هزینه برای نیل به کدام هدف و منظور یا اجرای کدام برنامه یا فعالیت خاص انجام شده است.

 ب- بودجه برنامه‌ای:

     بودجه‌ای است که در آن اعتبارات به موجب وظایف، برنامه‌ها و فعالیتهایی که سازمان دولتی در سال مالی اجرای بودجه برای نیل به اهداف خود باید انجام دهد، پیش‌بینی شده باشد. به عبارت دیگر در بودجه برنامه‌ای مشخص می‌شود که دولت و دستگاههای دولتی در سال اجرایی بودجه اولاً دارای چه اهداف، وظایف و مقاصد مصوب می‌باشند، ثانیاً برای نیل به اهداف و مقاصد مذکور باید کدام برنامه‌ها، عملیات و فعالیتها را با چه میزان اعتبارات انجام دهد.

 ج- بودجه عملیاتی:

     در بودجه عملیاتی علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف‌، برنامه‌ها، فعالیتها و طرحها و حجم عملیات و هزینه‌های اجرای عملیات دولت و دستگاههای دولتی طبق روشهای علمی مانند حسابداری قیمت تمام شده‌ای محاسبه و اندازه‌گیری می‌شود. ارقام پیش‌بینی شده در بودجه عملیاتی باید مستند به تجزیه و تحلیل تفصیلی برنامه ها و عملیات قیمت تمام شده آنها براساس اهداف و مقاصد دولت و سازمان دولتی باشند.

 د- بودجه جامع:

     مفهوم بودجه جامع در واقع همان بودجه عملیاتی است با جزئیاتی بیشتر که اینگونه تعریف شده است:

     بودجه جامع عبارتست از یکسری گزارش، از پیش‌بینی‌های مدیریت در زمینه درآمدها، تولید محصول یا انجام پروژه، هزینه‌ها و انواع وقایع مالی شرکت در دوره آینده و به عبارت دیگر برنامه‌ای است که در انتهای دوره (معمولاً یکسال) به یک ابزار کنترل و ارزیابی تبدیل می‌شود.

 سطوح برنامه‌ریزی:

۱-  برنامه‌ریزی استراتژیک: برنامه‌ریزی استراتژیک که به ماموریت اساسی سازمان یا فعالیت اصلی خدماتی یا اقتصادی آن می‌پردازد مسائل بسیار کلی و جهت‌گیریهای کلان را که باید در بلند مدت تحقق پذیرند مطرح می‌کند.

۲-  برنامه‌ریزی عملیاتی= برنامه‌ریزی عملیاتی که سطح میانی تلقی می‌شود و در چارچوب زمانی کوتاه‌تر، به‌طور مشخص، منابع تامین مالی و شرایط بازار یا استفاده کنندگان از خدمت (جامعه) را برای تصمیم‌گیری جهت تحقق برنامه‌های استراتژیک سازمان، در نظر قرار می‌دهد.

۳-  برنامه‌ریزی تاکتیکی = برنامه‌ریزی تاکتیکی که مدیران واحدهای مختلف یک سازمان را که مسئولیت تحقق اهداف واحدهای مربوط به خود را طی دوره‌ای معین از زمان دارند درگیر می‌کند و در این راه، اهداف قابل اندازه‌گیری، جداول زمانی و مانند آنها،مورد استفاده قرار می‌گیرند.

۴-  برنامه‌ریزی اجرایی = گروهی از صاحب‌نظران، اجرایی‌ترین مرحله تحقق برنامه که توسط آخرین سطح از مدیران پیگیری و اجرا می‌شود را برنامه اجرایی می‌نامند.

توضیح: عناوین هر سطح متناسب به دیدگاه افراد متفاوت است و لذا بر اساس نظر برخی از افراد سه دسته‌بندی اول معادل سه دوره زمانی بلند‌مدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت تعریف شده است.

 ·        انواع برنامه از نظر زمان اجرا:

۱-برنامه های کوتاه‌مدت که معمولاً به‌صورت ۱ تا ۲ ساله تهیه می‌شود.

۲-برنامه های میان‌مدت که معمولاً به‌صورت ۳ تا ۸ ساله تهیه می‌شود.

۳-برنامه های بلند‌مدت که معمولاً به‌صورت ۱۰ تا ۲۵ ساله تهیه می‌شود.

توضیح:

     برنامه‌های بلندمدت و میان‌مدت را برنامه‌های جامع و برنامه‌های کوتاه‌مدت را برنامه‌های عملیاتی گویند و لذا از آنجایی که در بودجه، وضعیت‌ مالی دولت برای یکسال مالی پیش‌بینی می‌شود، بودجه‌ریزی نوعی برنامه کوتاه‌مدت محسوب می‌گردد.

 ·    روش دسته‌بندی و تنظیم برنامه‌ها:

۱-    دسته‌بندی و تنظیم برنامه بر اساس مراحل اجرای برنامه

۲-    دسته‌بندی و تنظیم برنامه بر اساس موضوعات و کارهای اصلی و اساسی

۳-    دسته‌بندی و تنظیم برنامه بر اساس محصول نهایی و اجزای آن

۴-    دسته‌بندی و تنظیم برنامه بر اساس سازمانها و واحدهای مجری برنامه

۵-    دسته‌بندی و تنظیم برنامه بر اساس زمانبندی اجرا

توضیح: در هر حال پیش‌بینی عدم تحقق حداکثر ۲۰% از برنامه‌های ارائه شده اجتناب ناپذیر است.

 ·        سلسله مراتب برنامه‌ریزی:

۱-    برنامه ‌استراتژیک که معمولاً براساس طرح تهیه می‌شود

۲-    برنامه ‌عملیاتی که بر مبنای برنامه استراتژیک تنظیم می‌شود

۳-    برنامه تاکتیکی که در مرحله پس از برنامه‌ریزی عملیاتی قرار دارد

۴-    برنامه اجرایی که آخرین سطح از برنامه‌ریزی محسوب می‌شود

۵-    فعالیت که آخرین جزء برنامه‌ریزی است

توضیح: طرح می‌تواند در سطوح مختلف و قبل از برنامه‌ریزی تهیه شود.

 ·        مبانی برنامه‌ریزی سالانه:

۱-    قوانین و مقررات

۲-    استراتژی کلی وکلان

۳-    اهداف و سیاستها

۴-    وظایف و ماموریتهای سازمان

۵-    برنامه‌های ۲۰ ساله و پنجساله

۶-     تجارب گذشته (برای رفع نواقص)

 ·        مراحل برنامه‌ریزی استراتژی:

الف: مرحله برنامه‌ریزی

۱-    تدوین مطلوبیتهای اساسی شامل:

الف- تدوین رسالت و بیان ارزشها

ب- ترسیم چشم‌انداز

 ۲-    تجزیه و تحلیل راهبردی و تعیین وضعیت شامل:

 الف- ارزیابی محیط داخلی

ب- اریابی محیط خارجی

 ۳-    تهیه ماتریس ارزیابی موقعیت (تعیین موقعیت)

 ۴-    راهیابی راهبردی شامل:

الف- اولویتهای راهبردی

ب- احصاء تعیین اهداف راهبردی (بلند مدت)

ج-  طرح اقدام (مرحله عملی و عینی)

  ب- مراحل اجرا:

۱-    تعیین سیاست ها در راستای استراتژی.

۲-    تدوین برنامه‌های ۲۰ ساله.

۳-    تدوین برنامه‌های ۵ ساله.

۴-    کدگذاری برنامه‌ها و سیاست های برنامه‌ای

۵-    اخذ نظرات بخش های تحت امر یا مافوق.

۶-     تعیین برنامه‌های سالانه و فعالیت های هر برنامه

۷-    تعیین شاخص های ارزیابی برنامه

۸-    اولویت‌بندی و وزن دهی به هر برنامه

۹-   برآورد بودجه و سایر منابع مورد نیاز و قابل دسترس

۱۰-    تهیه جدول زمانبندی اجرای برنامه

 ج‌-  مرحله ارزیابی و سنجش برنامه شامل:

۱-    ارزیابی

۲-    تجدید نظر

 ملاحظات:

۱-    پیش‌بینی برنامه ها باید بر اساس برنامه‌های کلی و کلان پنجساله و ۲۰ ساله انجام شود.

۲-     در تعیین برنامه‌ها باید تناسب موارد با مأموریتها و وظایف و حداکثر ظرفیت رسمی ممکن را در نظر گرفت.

۳-    استفاده از تجارب سنوات قبل برای استفاده بهینه از حداکثر ظرفیتها ضروری است اما در تفکر استراتژیک تجارب قبلی به هیچ‌ وجه اساس کار برنامه‌ریزی جدید قرار نمی‌گیرد.

 ·        روش تفکیک و تمیز برنامه‌ها از فعالیت‌ها در سطوح مختلف سازمانی :

     برای خرد کردن برنامه‌ها به اجزاء کوچکتر مانند فعالیت باید ضمن توجه به تناسب عنوان وسطح برنامه با جایگاه سازمان، از روش‌های مختلف بهره گرفت، به این منظور توجه به نکات ذیل ضروری است:

۱-  برنامه‌های یک مجموعه در یک سازمان می‌تواند برای رده مافوق یک فعایت محسوب شود و لذا شأن برنامه‌‌ریزی ایجاب می‌کند که هر بخش از درج عنوان برنامه رده تحت امر که معمولاً برای او یک فعالیت محسوب می‌شود به عنوان برنامه خودش اجتناب نماید.

۲-  محتوی برنامه‌ها در سلسله مراتب سازمانی هرچه به سمت بالاتر می‌رود از کلی گویی بیشتری برخوردار است است و لذا عنوان برنامه‌ها در تمام سطوح نمی‌تواند یکسان باشد.

۳-  برنامه‌ در رأس یک سازمان عنوانی است کلی و بسیار با ارزش که هرچه به طرف سطوح پایین سازمان می‌رود به اجزای کوچکتر در تعداد زیادتر اما با ارزش کمتر تبدیل می‌شود . بنابراین چنانچه سازمانی در زیر مجموعه خود داری سلسله مراتب و سطوح سازمانی دیگری می‌باشد، باید برنامه خود را به گونه‌ای تنظیم نماید که در هر سطح از زیر مجموعه، متناسب با سطح آن مجموعه این امکان وجود داشته باشد که برنامه را به اجزای کوچکتری (اجرایی‌تر) تقسیم نماید ، به طوری که در آخرین سطح، امکان تعریف آخرین سطح از برنامه برای مثال تایپ نامه برای اپراتور فراهم شود.

۴-  برنامه باید در حدی خرد شود که کاملاً امکان نظارت و کنترل وجود داشته باشد، البته نه در حدی که باعث افزایش بی‌رویه هزینه نظارت شود.

۵-  در هر سطح؛ برنامه باید در حدی ریز شود که مسئولیت مستقیم اجرای آن را به عهده داریم و بعبارت دیگر نباید وارد کاری شویم که اجرای آن بعهده بخش یا افراد زیر مجموعه ما قرار دارد. برای مثال؛ تایپ نامه، برنامه دبیرخانه محسوب می‌شود در حالی که ممکن است برای یک بخش حتی فعالیت هم تلقی نشود.

 توضیح :

۱-  شرح وظیفه اعم از فردی یا سازمانی نباید بعنوان برنامه تلقی شود مگر اینکه به نحوی کمی و تعداد، مقدار، مکان یا تاریخ اجرای آن مشخص شود زیرا برنامه در یک محدوده زمانی مشخص انجام می‌شود اما وظیفه دائمی و مستمر است.

۲-  از سیاست و تدبیر نیز نباید به بعنوان برنامه نام برده شود، ‌زیرا سیاست چارچوب‌ها را مشخص می‌کنند و برنامه مسیر را نشان می‌دهد.

۳-    مأموریت‌ها و اهداف نیز برنامه نیستند، زیرا برنامه در واقع راه‌های تحقق هدف و مأموریت را مشخص می نمایند.

۴-    منظور؛ نتایج حاصله از تحقق هدف است، بنابراین منظور نیز نمی‌تواند هدف باشد.

۵-  فعالیت ها نیز نمی‌تواند در تمام سطوح بعنوان برنامه مطرح شوند، ‌زیرا فعالیت ها اجزای یک برنامه را تشکیل می‌دهند و متناسب با سطوح سازمانی یک فعالیت می‌تواند برای یک سطح برنامه و همان مورد برای سطح دیگر فعالیت محسوب شود.

 ·        ویژگیها و نکاتی که باید در تنظیم برنامه‌ها مورد توجه قرار گیرد :

  1. زمان شروع و پایان برنامه باید مشخص باشد.
  2. کمی و قابل اندازه‌گیری بوده و حجم و مقدار آن مشخص باشد.
  3. مکان اجرا، ‌مجری یا سطوح مجری برنامه یا بهره‌بردار مشخص شود.
  4. قابل اجرا و تحقق پذیر باشد.
  5. منابع آن (اعم از بودجه، نیرو، تجهیزات و …) قابل تأمین یا مشخص باشد.
  6. در چارچوب وظایف و اختیارات سازمان باشد و در حیطه وظایف مسئولیت‌های رده مافوق و سایر بخش‌های موازی نباشد.
  7. دارای نتیجه مشخص و حاصل کار مشخص باشد.
  8. با قوانین و مقررات، سیاست‌ها و سایر ضوابط مغایرت نداشته باشد.
  9. حتی المقدور شاخص‌های ارزیابی و اثربخشی آن مشخص باشد.
  10. حتی المقدور در راستای برنامه‌های پنجساله باشد.

نکته: برنامه یک پیش‌بینی است که می‌تواند کوتاه مدت یا بلند باشد، بنابراین نباید در تنظیم برنامه فقط به وضع موجود اکتفاء کرد.

 ·                    نحوه برآورد ظرفیت سازمان برای اجرای برنامه :

۱-    تعداد برنامه‌ها نه باید بقدری کم باشد که وقت سازمان تلف و از اجرای وظایف محوله غفلت شود و نه باید بقدری زیاد باشد که زمان و منابع کافی برای اجرای آن وجود نداشته باشد.

۲-    برای اجرای برخی از برنامه‌ها باید از ظرفیت‌های سایر بخش ها نیز استفاده کرد و لذا در هنگام تنظیم برنامه‌ها باید متناسب با بودجه و مقدورات، سایر ظرفیت‌های غیر سازمانی نیز مورد توجه قرار گیرد.

۳-    برای تعیین تعداد با مقدار برنامه‌های قابل اجرا باید میزان زمان مورد نیاز برای اجرای هر برنامه (اعم از مواردی که در طول سال فقط یکبار اجرا می‌شود یا مواردی که چند بار تکرار می‌گردد) محاسبه و با در نظر گرفتن کل فرصت در اختیار در طول سال و ظرفیت‌های قابل دسترس خارج از سازمان برنامه‌های قابل تحقق سازمان، مشخص شود.

۴-    سقف اعتبارات قابل تخصیص به هر سازمان باید بعنوان یکی از مبانی اصلی تعیین تعداد یا مقدار برنامه‌ها مورد توجه گیرد.

۵-         نیروی انسانی، تجهیزات و سایر منابع موجود و قابل دسترسی نیز از دیگر مبانی برآورد حجم برنامه می‌باشد.

      توضیح :

۱-  برنامه‌های اساسی و تحول گرا (زیربنایی) در هنگام تعیین حجم و تعداد برنامه‌ها از اهمیت ویژه برخوردار است و باید به آنها اولویت داده شود.

۲-  برخی از برنامه‌ها اگر چه نیاز ضروری سازمان به شمار می‌روند، اما در حیطه اختیارات رده مافوق یا سایر بخش ها قرار دارد و لذا پرداختن به اینگونه برنامه‌ها مستلزم اخذ مجوز از مجموعه های ذیربط است.

۳-    از ارائه برنامه‌های موازی و تکراری نیز باید به شدت اجتناب شود، اما اجرای مشترک برنامه‌ها، مطلوب و قابل اجرا می‌باشد.

 ·        روش‌های برآورد بودجه:

۱-  مجموع اعتبارات پرداختی به هر بخش در سنوات گذشته (حداقل سه سال گذشته) مشخص و با در نظر گرفتن نرخ رشد سالانه و انتظارات و برنامه‌های جدید سقف اعتبارات مورد نیاز هر بخش بطور تقریبی برآورد و اعلام شود.

۲-  با توجه به سوابق قبلی و با در نظر گرفتن ظرفیت‌های موجود و مورد انتظار جدید، مقدار یا تعداد برنامه‌های قابل اجرا توسط هر بخش مشخص و با استفاده از نظر کارشناسان خبره داخل یا خارج از مجموعه، هزینه مورد نیاز برآورد شود.

۳-  حتی المقدور بودجه مصرفی برنامه‌ها‌ی هر سازمان در سنوات گذشته با مراجعه به اسناد مالی به تفکیک مشخص و با محاسبه میزان رشد یا کاهش احتمالی برنامه مورد نظر، مبنای برآورد قرار گیرد.

۴-    اجزای برنامه‌ و فعالیت‌ها، تفکیک و هزینه مورد نیاز برای تأمین یا اجرای هر جزء مشخص شود.

۵-  برآورد اعتبارات مورد نیاز برنامه‌های جاری براساس اسناد مالی سنوات قبل و با در نظر گرفتن نرخ تورم و رشد یا کاهش احتمالی و همچنین سنجش تعداد یا مقدار توان آن بخش برای اجرای برنامه در طول سال محاسبه شود.

 توضیح :

۱-    در تمام هزینه‌ها چند درصد بعنوان رشد نرخ تورم منظور شود.

۲-  در برنامه‌های عملیاتی و برنامه پروژه‌ها از محاسبه مجدد هزینه‌های جاری مانند حقوق و دستمزد، اضافه کار و سایر موراد که قبلاً در برنامه و بودجه جاری پیش‌بینی شده اجتناب شود.

۳-    مسئولیت برآورد اعتبار مورد نیاز هر بخش به ویژه در برنامه‌های عملیاتی (غیر جاری) بعهده همان بخش خواهد بود.

۴-    برآورد برنامه‌های جاری با هماهنگی و همکاری بخش تخصصی انجام شود.

۵-   در هر حال پیش بینی عدم تحقق حد اکثر ۲۰%از برنامه های ارایه شده اجتناب نا پذیر است.

         توضیح: فعالیت برای هر بخش اولین وبزرگترین تقسیم‌بندی از اجزاء یک برنامه محسوب می‌شود و لذا فعالیت در هر سطح می‌تواند دارای سطح‌بندی متفاوت باشد و به عبارت دیگر یک برنامه می‌تواند برای یک سطح فعالیت و برای سطح بعد (پایینتر) برنامه سالانه و برای سطح بعد حتی برنامه پنجساله باشد.

                                                                                                                  احمدرضا هدایتی

                                                                                                                    مهر ماه ۱۳۸۵

فهرست منابع مورد استفاده:

 

 

۱-    مدیریت کسب و کار- دکتر سیاوش مریدی- سازمان مدیریت صنعتی- چاپ اول- سال ۱۳۸۱

۲-    مدیریت پروژه- مهندس علی خورشیدی- جهان نو- چاپ اول – سال۱۳۸۳

۳-    آشنایی با بودجه و حسابداری- زیر نظر مدیریت مطالعات و برنامه‌ریزی آموزشی- دانشگاه امام حسین(ع)- آذرماه ۱۳۷۳

۴-    مفاهیم و اصلاحات بودجه‌ریزی- سیروس وزیریان- سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور- چاپ سوم- سال ۱۳۸۴

۵-    فرهنگ واژه‌ها و اصطلاحات مدیریتی – احمدرضا هدایتی- طرح و برنامه نمسا- سال ۱۳۸۳

۶-     مجله برنامه و بودجه – مدیر مسئول اصغر صالح- مرکز مطالعات و پژوهشهای طرح و برنامه – اسفند ۱۳۸۲

شما همچنین می توانید ...

٪ پاسخ

  1. ناصر گفت:

    سلام:
    خسته نباشید، مطالب کاملا کاربردی و قابل استفاده بود.
    تشکر می کنم

  2. حسین گفت:

    سلام
    ممنون از اشتراک مطلب مورد نظر
    با تشکر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.