مقدمه :
بررسی های آماری و نتایج مطالعات پژوهشی، بیانگر آنست که اکثر سازمان هایی که تغییر و تحول را در مجموعه خود تجربه کرده اند، در عمل نیز موفقیت های بزرگی کسب نموده اند، اما بدیهی است که دستیابی به اهداف مورد نظر در این زمینه، چیزی نبوده که به سادگی عاید سازمان های مذکور شده باشد، بلکه قطعاً در وارای هرکدام از این موفقیت ها یک سلسله اقدامات اساسی و تلاش های کارشناسانه و علمی وجود دارد که اثر بخش بودن برنامه های تحول را با اتکاء به تجارب کسب شده قبلی، داده های اطلاعاتی و آماری و دانش جدید و بعضاً بومی سازی شده، تضمین می نماید.
اگر چه با توجه به تغییرات جهانی و دستاوردهای جدید علمی که دائماً در حال رشد و توسعه ونوآوری است، بروز تحول در سازمان ها برای همگام شدن با پیشرفت های مذکور و استمرار حضور در عرصه رقابت جهانی، اجتناب ناپذیراست اما باید توجه داشته باشیم که اولاً این تغییرات می تواند در ابعاد، زوایا و موضوعات مختلف صورت بگیرد و ثانیا فرآیند انجام تغییرات تابع اصول و ضوابطی است که بی توجهی به این مولفه ها می تواند مانع از اثر بخشی تحول به معنای واقعی آن گردیده و سازمان را بدون آنکه به نتیجه مورد نظر دست یابد، با ایجاد تغییرات رفرمیک و ظاهری سرگرم سازد . درعین حال تحولات اعم از اینکه زیربنایی و اساسی باشند یا سطحی و مقطعی، معمولاً به دلایل و انگیزه های متفاوت، از سوی کارکنان با مقاومت به اصطلاح سازمانی مواجه می شوند. بنابراین قبل از پرداختن به موضوع، باید به برخی از سوالات پیش رو در این زمینه پاسخ داده شود.
مهمترین سؤالات مطرح :
برای آنکه بتوانیم راحتتر و بدرستی موضوع تحول در سازمان را تعقیب کنیم باید علاوه بر فرهنگ سازی و ایجاد شرایط لازم، ابتدا مهمترین سوالات در مسیر این حرکت را برشماری و به آنها پاسخ بدهیم .
۱- تحول چیست و سازمان ها درجریان ایجاد تحول به دنبال دستیابی به چه اهدافی هستند؟
۲- آیا الزاماً تحول با تغییر ساختار و سازمان همراه است یا این امکان وجود دارد تا بدون ایجاد تغییر در ساختار، به اهداف مورد نظر دست یافت؟
۳- اصولاً تحول شامل چه موضوعاتی می شود و به چه علت با طرح موضوع تحول، بلافاصله ابتدا تحول درساختار و سازمان در ذهن ها تداعی می یابد؟
۴- چرا برخی از تحولات فاقد اثر بخشی مورد انتظار بوده و بعضاً با شکست مواجه می شوند؟
۵- پیامدهای مثبت یا منفی تحولات به ویژه در جریان تغییرات ساختاری کدامند؟
۶- الزامات و مراحل ایجاد تحول کدامند و برای این منظور چه نکاتی باید مورد توجه قرارگیرند؟
۷- چگونه باید موضوعات نیازمند تحول در سازمان را تشخیص داده و اولویت گذاری نمود؟
۸- آیا هر تغییری می تواند منجر به تحول در راستای اهداف مورد نظر شود؟
منظور از تحول چیست؟
تحول در لغت به معنای دگرگون شدن و تغییر یافتن است اما در اصطلاح مدیریتی، افراد مختلف متناسب با اهداف، ظرفیت ها ی فکری، اولویت ها و برداشت های خود، تعاریف متفاوتی را از تحول ارائه می دهند. گروهی از افراد تحول را صرفاً در امور ظاهری و بسیار جزئی حتی در حد تغییر فضای داخلی یک ساختمان یا تزئین و رنگ آمیزی اتاق ها (که متأسفانه هم اکنون گریبانگیر بسیاری از مدیران شده)، ترجمه می کنند، برخی از افراد نیز براین باورند که با تجهیز سازمان به امکانات جدید و مدرن خود بخود تحول لازم ایجاد خواهد شد، بسیاری از مدیران نیز اعتقاد دارند، که تنها از طریق بازنگری و تغییر در ساختار می توان به تحول مورد نظر دست یافت، اگرچه این حرکت نسبت به سایر اقدامات، در عمل سهل الوصول و کار بزرگی بنظر می رسد، امــا الزاماً همیشه تغییرات ساختاری نمی تواند منجر به ایجاد تحول مورد نظر و بهبود اوضاع و افزایش بهره وری شود و چه بسا غفلت از پرداختن به مسائل اساسی و مشکل اصلی رادر پی داشته و فرصت برای بهینه سازی را از سازمانها سلب می نماید.
به عبارت دیگر گاهی باید نیاز سازمان برای تحول را، در عوامل دیگر جستجو نمود، عوامــلی که می توانند، بدون نیاز به تغییرات اساسی در ساختار یا حتی صرف هزینه های کلان، اهداف مورد نظر را عاید سازمان نمایند. بنابراین مفهوم تحول تنها در برگیرنده ایجاد تغییر در ساختار نیست، بلکه فقط در برخی مــوارد، نتایج بررسی ها و مطالعات نشان می دهد که ایجاد تغییر در ساختار بهترین راهکار و یا مقدمه ایجاد تحول است و متقابلاً در بسیاری از موارد نیز گویای این واقعیت است که باید در بخش های دیگر بازنگری و تجدید نظر نمود.
تحول شامل چه موضوعاتی است؟
تحول در سازمان ها می تواند در برگیرنده موضوعات مختلف بوده و همزمان شامل دو یا چند پارامتر متفاوت، مشابه آنچه در ذیل مورد اشاره قرار گرفته بشود.
۱- تحول در نحوه اعمال مدیریت.
۲- تحول در فرآیند انجام فعالیت ها
۳- تحول در طراحی سیستم ها و تدوین روش ها
۴- تحول در قوانین و مقررات
۵- تحول در ساختار و تشکیلات
۶- تحول در استراتژی ها و اهداف کلان و کلی
۷- تحول در وظایف و ماموریت های سازمان
۸- تحول و تغییر در بافت نیرویی به ویژه در سطح مدیران
۹- تحول در ارتباطات و تعاملات درون سازمانی یا برون سازمانی
۱۰- تحول در نحوه برنامه ریزی وکنترل و نظارت بر برنامه ها
۱۱- تحول در آموزش ها و نیز نحوه اطلاع رسانی
۱۲- تحول در نحوه استفاده از ابزار و امکانات نوین
۱۳- تحول در سازمان نیروی انسانی، تجهیزات و …
عوامل شکست تحولات:
عوامل مختلفی در پیروزی یا شکست تحول در سازمان ها موثرند، اما با اعمال مدیریت صحیح و استفاده از شگردهای لازم می توان بخش عمده مشکلات را برطرف و حتی در مواردی این موانع را به یک فرصت تبدیل نمود، برای مثال وجود کاستیهای اطلاعاتی و آموزشی کارکنان چنانچه به شکل صحیح هدایت و برنامه ریزی شود، به راحتی می تواند از مقاومتهای سازمانی کاسته و افراد را برای ایجاد تحول، با سازمان همراه سازد، مهمترین این عوامل عبارتند از :
۱- بسنده نمودن به یک اقدام خاص مانند؛ تحول در ساختار و یا تحول در قالبهای شکلی و کمی بدون توجه همزمان به گام ها و نیاز های بعدی و موضوعات کیفی و محتوایی.
۲- ایجاد تحول با اتکاء به فرد یا افراد محدود و عدم جلب همکاری و حمایت فراگیر سایر افراد ذینفع یا ذیربط و اثر گذار و به عبارت دیگر تحمیل نظر مدیر بجای جلب مشارکت افــراد .
۳- ابهامات و نگرانی های ناشی از نگاه افراد سازمان نسبت به موضوع تحول و آینده مجموعه و همچنین وضعیت شغلی ایشان .
۴- خلاء یا ضعف در اطلاع رسانی به کارکنان، بویژه افراد ذینفع و ذیربط و اثر گذار در مورد اهداف و نتایج تحول مورد نظر.
۵- فقدان چشم انداز، هدف و استراتژی مشخص،صریح و روشن برای ایجاد تحول در سطوح مختلف.
۶- عدم بهره مندی اقدامات از نظرات کارشناسی،تخصصی، علمی و تجربی افراد صاحب نظر و ذیصلاح.
۷- اولویت نداشتن موضوع تحول مورد نظر نسبت به سایر موضوعات .
۸- فراهم نبودن شرایط و بستر های لازم برای ایجاد تحول در سازمان .
۹- راحت طلبی برخی سطوح بویژه در ردیف مدیران و عوامل تاثیر گذار.
عواقب و پیامد های تحول بدون برنامه و غیر کارشناسی:
به همان میزان که همراه شدن با تحولات محیط بیرونی سازمان ضروری و اجتناب نا پذیر است به همان میزان و چه بسا بیشتر، بی توجهی به جوانب مختلف کار و نگاه تک بعدی به موضوع می تواند خطرناک و خسارت بار باشد، زیرا شکست در ایجاد تحول نه تنها خسارتهای مادی زیادی را به سازمان تحمیل می نماید، بلکه باعث نومیدی و یاس از شکست در افراد و سلب اعتماد از مدیران برای اجرای طرحهای بعدی نیز می گردد، لذا مدیران در تمام سطوح باید با نگاه همه جانبه به موضوع، تمامی واقعیتها را در نظر گرفته و از اجرای تحولات سطحی، غیر ضروری و ظاهری که بدون اثر بخشی مورد نظر، فقط جابجایی پستها، افراد یا امکانات را به دنبال دارد، خودداری نمایند تا گرفتار عوارض و پیامدهای منفی و ناخواسته، مشابه آنچه در ذیل مورد اشاره قرار گرفته نشوند .
۱- بروز بلاتکلیفی و در نتیجه ایجاد رکود در فرآیند انجام فعالیت ها، در مدت اجرای تحولات، بعنوان یکی از مهمترین عوارض تحول غیر اصولی .
۲- افزایش معضلات روحی و روانی و ناامنی شغلی در پرسنل و احتمالاً از دست دادن برخی از نیروهای متخصص .
۳- اتلاف سرمایه ها و افزایش هزینه های ناشی از تغییرات و جابجایی های غیر ضروری و فاقد اولویت منابع، امکانات و نیروی انسانی .
۴- افزایش نارضایتی ها و عدم کسب حمایت کارکنان و تشدید مقاومت های سازمانی در برابر تحول مورد نظر.
۵- نه تنها در جریان اجرای طرح بلکه پس از آن نیز، هرگز هم افزایی (قدرت سینرجیک) مورد انتظار حاصل نخواهد شد .
۶- نتایج کامل و مورد هدف به دست نخواهد آمد و اثربخشی تحول کمرنگ می شود.
و کلام آخر اینکه برای موفقیت در ایجاد تحول در سازمان ضمن توجه به محدودیت زمان، نباید ضرورت بستر سازی را فراموش و کیفیت در ابعاد مختلف را قربانی سرعت بیش از حد نماییم.
احمد رضا هدایتی
خردادماه ۱۳۸۷
منابع مورد استفاده:
——————————————————————————
۱- رهبری تحول – جان پی. کاتر – ترجمه دکتر مهدی ایران نژاد و مینوسلسله – موسسه تحقیقات و آموزش مدیریت – ۱۳۸۲
۲- رقص تغییر – پیتر سنگه – ترجمه حسین اکبری و مسعود سلطانی – گروه پژوهشی صنعتی آریانا – ۱۳۸۳
۳- رهیدن از قانون کهنه – مارکوس باکینگهام. کورت کافمن – ترجمه دکتر عبدالرضا رضایی نژاد – ناشر فرا -۱۳۸۳
