نگاهی اجمالی به تعاریف و انواع دسته بندی سامانه (سیستم یا نظام)

      ×        مقدمه :

     نتايج بررسی عملكرد نظام اداری کشور طي سال های گذشته حاكي از وجود کاستی‌ها و ضعف‌های مختلف در زمینه امور اداری از جمله؛ طراحي ساختار وسازمان، سیستم ها، روشها، برنامه ریزی و بكارگيري صحيح منابع و امكانات مي باشد، به طوري كه در پاره ای از موارد چهره اي ناموفق از مديريت را ارائه نموده است.

     این در حالیست که اعتماد و استفاده بهینه از توانمندی های صاحبنظران و جوانان خلاق، كارآمد، مبتكر و متعهد کشور می تواند رشد و شكوفايي روز افزون اين دانش را در پی داشته و با اصلاح نگرش های سیستمی، نتايج شگفت آوري را به ارمغان آورد. اما همانگونه كه اشاره شد مجموعه اقدامات صورت گرفته برای رفع این مشکلات، عمدتا مقطعی، پراکنده و بعضاً به شکل سليقه اي و در برخي موارد بدون كسب همراهي و هماهنگي ساير اجزا صورت گرفته است و اين نحوه عمل باعث شده تا علي رغم برخی اقدامات صورت گرفته، نتايج مورد انتظار به طور كامل محقق نگردد.

     طراحي سيستم و به عبارت ديگر نظام يا سامانه از مواردي است كه بیش از سایر موارد مورد غفلت واقع شده  است، به همين منظور طراحي، مستند سازي و بهبود سيستم ها باید به طور جدی در دستور كار دستگاه های اداری کشور قرار گیرد و انتظار مي رود با پرداختن به این موضوع كه معمولا بخش اول آن با مستند سازي وضع موجود آغاز می گردد، گام موثر ديگري در جهت علمي نمودن و همچنين قواره مند و نظام مند نمودن اقدامات و فعاليتها و رفع ناهنجاری های نظام اداری کشور برداشته شود.

      به همين منظور و در جهت تسريع براي دستيابي به اين هدف، قبل از هر چيز لازم است شناخت لازم در مورد مفاهیم، دسته بندی ها و سطوح مختلف سیستم ها ايجاد و ضرورت توجه بیش از پیش به این موضوع مورد تاکید قرار گیرد، لذا در مقاله حاضر تلاش شده تا برای کمک به این تحقق این هدف، اطلاعات اولیه با نگاهی اجمالی ارائه گردد.

 

كليات :

     همانگونه كه اشاره شد طراحي، مستند سازي و بهبود سيستم ها در نظام اداری کشور، يكي از موضوعاتي است كه در سال هاي اخير تاحدودی مورد توجه مسئولين قرار گرفته و تلاش شده است تا ضمن مستند سازي وضعیت سيستمهای موجود، طراحي، بهينه سازي و روزآمد و كارآمد نمودن آن نيز مطرح و اقدامات لازم براي اجراي اين نياز مهم به عمل آيد .

     سيستم (System ) واژه اي است انگلیسی که در عربی به عنوان نظام شناخته می شود و سامانه به عنوان معادل فارسي براي آن پيشنهاد شده است و نظريه عمومي سيستمها نظريه اي است كه براي اولين بار رسما در سالهاي 1956 تا 1950 توسط فردي به نام فون برتالانفي مطرح گرديد .

     اين واژه نيز همانند ساير واژه هاي مدیریتی و علوم اجتماعي، دارای سطوح و تعاريف متعددی است و تقسيم بندي هاي متفاوتي براي آن ارائه شده است، همچنين دهها ويژگي را مي توان براي سيستمها در انواع مختلف برشمرد كه بخش عمده آنها بين انواع سيستمها مشترك مي باشد

تعاريف سيستم (System )

1-    واژه سيستم ( نظام يا سامانه ) به زبان ساده يعني يك كل سازمان يافته يا پيچيده، تركيبي از چند چيز يا جزء كه يك كل واحد پيچيده راتشكيل مي دهند .

2-    سيتم عبارتست از يك گروه بندي منظم از عناصر مجزا و در عين حال مرتبط با يكديگر، به منظور تأمين هدف هاي از پيش تعيين شده .

3-    سيستم عبارتست از آرايش منظم اجزاء و عناصری كه بمنظور تأمين يك هدف مبتني بر برنامه، طراحي شده است .

4-    سيستم عبارتست از يك مجموعه يا اجتماعي از عناصر مرتبط و وابسته به يكديگر، به منظور تأمين هدف هاي از پيش تعيين شده .

5-    سيستم عبارتست از تعدادي روش وابسته به يكديگر كه با اجراي روش هاي مذبور، قسمتي از هدف يك سازمان تأمين مي شود .

6-     سيستم عبارتست از اجزاي وابسته و مرتبط با يكديگر كه ارتباط آنها پيچيده و سازماندهي شده باشد .

انواع سيستم (نظام يا سامانه) :

1-    طبقه بندي سیستمها از نظر كنت بولدينگ:

• سطح چهارچوبها يا سطح سيستمهاي استاتيك (ساختارهاي ايستا).
• سطح چرخش ساعت يا سطح سيستمهاي ديناميك ساده (سيستمهاي متحرك ساده).
• سطح سيستمهاي سايبرنتيك يا تروموستات (سيستمهاي سايبرنتيكي).
• سطح سيستمهاي باز يا سطح يافته (خود كفا و قادر به توليد مثل).
• سطح ژنتيك اجتماعي يا سطح نبات ( سيتمهاي تكامل رستني ) .
• سطح حيوان ( سيستمهاي حيواني ).
• سطح موجودات انساني با خصوصيات تحرك زياد (سيستمهاي انساني).
• سيستمهاي اجتماعي.

2-    تقسيم بندي اپتنر:

• سيستمهاي شبه ماشيني
• سيستمهاي تحت تسلط بشر

3-    سيستمهاي اصل و فرعي.

4-    سيستمهاي باز و بسته.

5-    سيستمهاي فيزيكي، بيولوژيكي واجتماعي.

6-     سيستمهاي استاتيك، ديناميك و هوموستانيك.

7-    سيستمهاي بي جان و جاندار.

8-  تقسيم بندي مرتبه اي سيستم (سيستمهاي اجتماعي، سيستمهاي خدمات عمومي، سيستمهاي تكنيكي، تكنولوژي، علوم)

9-    سيستمهاي طبيعي ومصنوعي .

10-   انواع سيستم از نظر كنترل پذيري (سيستمهاي ساده، سيستمهاي پيچيده، سيستمهاي بسيار پيچيده)

11-  سيستمهاي نرم و سخت .

12-  ساير تقسيم بنديها (حالت دار ـ هدفدار ـ يادگيري ـ پيچيده – ادراكي ـ مجرد ـ سخت ـ جاندار)

سطوح سيستم ( نظام يا سامانه ):

1-    سيستمهاي جامع

2-    سيستمهاي كلي

3-    سيستمهاي اصلي

4-    سيستم

5-    زير سيستم

6-     خرد سيستم

7-    ريز سيستم

8-    پاره سيستم

9-    فعاليت

سطوح کلی سیستم:

 سيستمها در چهار سطح کلی شامل: (سيستم جامع، سيستم، زير سيستم و روش) نیز تعريف شده است .

توضيح : ريز سيستم، پاره سيستم و فعاليت نيز درداخل سطوح بالاتر خود قرار دارند .

خواص و ويژگيهاي نظام ( سيستم يا سامانه ):

1-    كليت واحد نه مجموعه اجزاء .

2-    گردش دايره اي يا فرآيند پيوسته شامل: { وارده (داده )، عمليات ( پردازش )  و صادره ( ستاده ) }.

3-    گرايش به فنا، كهولت وبي نظمي ( آنتروپي منفي ) .

4-    حالت پا برجايي يا خود نگهداري پويا دارد .

5-    بين اجزاء آن همبستگي وجود دارد .

6-     بين اجزاء آن تناسب وجود دارد .

7-    بين اجزاء آن هماهنگي وجود دارد .

8-    خاصيت توليد مثل دارد .

9-    خصوصيت هم پاياني دارد .

10-  داراي ثبات و تعادل در دريافت انرژي است .

11-  داراي حد و مرز مشخص است ( محدوده آن معين باشد ) .

12-  ارتباط و آگاهي نسبت به محيط .

13-  داراي سلسله مراتب هستند .

14-  داراي سيستم بازخور است .

15-  تبعيت از الگوي تناوبي (ارتباط با دوره هاي متناوبي از حوادث) .

16- حركت به سوي رشد و توسعه و تكامل .

17-  ميان فعاليتهاي انطباقي و نگه دارنده آن توازن وجود دارد .

18-  هدف يا مأموريت داشته باشد  .

19-  كاركرد آن قابل اندازه گيري باشد .

20-  فرآيند تصميم گيري داشته باشد .

21-  منابع معيني در اختيار آن باشد .

22-  داراي فعاليت مستمر باشد .

23-  در سيستم يا محيط بزرگتر قرار گرفته و با آن در تعامل باشد .

24-  درون خود داراي اجزا يا سيستمهاي كوچكتر است .

25-  اجزاء آن در تعامل با يكديگر قرار دارند ( حداقل يك جزء با جزء ديگر ) .

26- در راستاي يك هدف مشترك حركت مي كند .

27-  ايجاد وحدت رويه را به دنبال دارد .

28-  باعث استاندارد سازي برنامه ها، فعاليت ها و… مي شود .

29-  داراي طبقه بندي منطقي است .

30-  تعامل بين اجزاء آن منجر به تحقق هدف مي شود .

31-  خروجي مستقل و مشخص دارد .

32-  داراي موضوع مشخص است .

33-  هرگونه تغيير در هر يك از اجزاء منجر به تغيير در كل يا بخش عمده مجموعه مي شود .

34-  مجموعه خصوصيتي متفاوت از اجزاء دارد .

35-  تفكيك وظايف تخصص گرايي در آن وجود دارد .

عوامل محيطي مؤثر در سيستم ( نظام يا سامانه ) :

1-    ساختار نگري .

2-    زبان .

3-    مردم .

4-    روان شناسي .

5-    جغرافيا .

6-     ايدئولوژي .

7-    سياسي .

8-    فيزيكي .

فرآيند افراز، اثبات و تایید نظام ( سيستم يا سامانه ) .

1-    نقش تكنولوژي مناسب وامكان دسترسي به آن را تشخيص دهد .

2-    ميزان توانايي سازمانهاي ايجاد كننده را بشناسد .

3-    مناسب بودن سيستمهاي فرعي موجود را مورد آزمون قرار دهد .

4-    معيارهاي هزينه و زمان را در نظر بگيرد .

5-    توانايي سازمان را از نظر نگهداري تكنولوژي مربوط مورد سنجش قرار دهد .

6-     محدوديتهاي نصب، فرآيند تلفيق اجزاء، آزمايش و بسياري جوانب ديگر را مورد توجه قرار دهد .

7-    محيطي شبيه محيط واقعي را بسازد .

شرايط افراز نظام جامع:

1-    دربرگيرندة تمام سطوح بعد از خود تا آخرين سطح مي باشد ( تا آخرين سطح داراي مجموعه مي باشد).

2-    دربرگيرندة حداقل دو يا چند نظام است.

3-    ايجاد خلل يا حذف غير منطقي هر يك از نظامهاي (اجزاء) نظام جامع باعث ايجاد خلل دركليت آن خواهد شد.

4-    نهادينه و اجرايي شدن اهداف كلان و يا فرامين و دستورات اساسي را بدنبال دارد.

5-    بخشي از هدف آرماني سازمان را پوشش مي دهد.

6-     اولين سطح از سطوح نظامها مي باشد.

شرايط افراز نظام :

1- دربرگيرندة تمام سطوح بعد از خود تا آخرين سطح مي باشد. ( نظام ـ زيرنظام ـ روش).

2- دربرگيرنده حداقل دو يا چند زير نظام مي باشد.

3-    اولين سطح بعد از نظام جامع محسوب مي شود.

4-    بخشي از موضوع يك نظام جامع را در بر مي گيرد.

5-    ايجاد خلل يا حذف غيرمنطقي هر يك از زيرنظامهاي نظام، باعث ايجاد خلل دركليت آن خواهد شد.

6-     نهادينه و اجرايي شدن اهداف يا فرامين و دستورات را به دنبال دارد.

شرايط افراز زير نظام:

1-    دربرگيرندة آخرين سطح از سطوح يعني روشها مي باشد.

2-    دربرگيرندة حداقل دو يا چند روش مي باشد.

3-    اولين سطح بعد از نظام محسوب مي شود.

4-    بخشي از موضوع يك نظام را دربرمي گيرد.

5-    ايجاد خلل يا حذف غير منطقي هريك از روشهاي زير نظام باعث ايجاد خلل دركليت آن مي شود.

شرايط افراز روش:‌

1-    آخرين سطح از سطوح محسوب مي شود.

2-    شامل مقررات، آئينامه ها، ‌دستورالعمل ها، ‌بخشنامه ها و….مي شود.

3-    طراح و تدوين كننده آن خود سازمان است.

4-    بخشي از موضوع يك زير نظام را دربر مي گيرد.

5-    عدم طراحي يا تدوين مناسب روش، باعث ايجاد اختلال دركليت زير نظام مي شود.

عوامل مهم درپردازش سيستم (نظام يا سامانه):

1-    هدفهاي كل سيستم و بويژه معيار سنجش فعاليتهاي آنها.

2-    محيط سيستم ( محدوديتهاي غير قابل تغيير).

3-    منابع سيستم .

4-    اجزاي تشكيل دهندة سيستم و نقشها، ‌هدفها و معيار اندازه گيري فعاليتهاي هريك .

5-    مديريت سيستم.

عناصر اصلي سيستمها ( نظامات يا سامانه ها) :‌

1-    وروديها.

2-    فراگرد(خانه پردازش).

3-    خروجيها .

4-    بازخوركنترلي.

آرايش دروني سيستم (نظام يا سامانه):

1-    آرايش ساده

2-    آرايش خود تنظيم (ساييبرتتيكي ).

3-    آرايش سيستم معرفت پذير (فراگيرنده).

فرآيند تجزيه و تحليل سنتي سيستم ( نظام يا سامانه):

1-    بررسي اوليه (تشخيص نياز).

2-    مطالعه ميزان امكان پذيري ( جمع آوري اطلاعات و ارزيابي سيستمهاي موجود).

3-    طراحي مفهومي يا طراحي خام ( ارزيابي سيستمهاي جايگزيني و تجزيه و تحليل هزينه و منفعت هريك از آنها).

4-    طراحي تفصيلي (تعيين مختصات جزئي و كلي بازداده ها،‌ داده ها، ‌پرونده ها، ‌رويه ها،‌ شماره گذاري رمز،             آزمايش سيستم ).

5-    استقرار سيستم (ارائه يك سيستم كاملاً عملياتي به كاربران و آموزش نحوه استفاده ازآن).

6-     نگهداري سيستم (حصول اطمينان از تداوم پاسخگويي سيستم به نياز كاربران و توسعه توانمنديهاي آن ).

فرآيند نظام يافته تجزيه و تحليل و طراحي سيستم ( نظام يا سامانه):

1-    تعريف مسئله.

2-    تهيه برنامه مطالعه سيستم .

3-    جمع آوري اطلاعات درباره بخش مورد مطالعه و بررسي نحوه تعامل ميان بخشها.

4-    شناخت سيستم موجود.

5-    تعريف نيازهاي سيستم جديد.

6-     طراحي سيستم جديد.

7-    كنترل طراحي.

8-    مقايسه هزينه ها از حيث اقتصادي (باصرفه بودن عمليات).

9-    اخذ پذيرش براي سيستم جديد.

10- استقرار سيستم جديد.

نمونه اي از كاربرد ساختار تجزيه كار

1- مرحله مطالعه و بررسي امكانپذيري (اوليه)

كارشماره1: مطالعه اهداف سازماني و مسائل آن.

خرده كار1-1: مصاحبه با مديران ومطالعه مدارك داخلي .

خرده كار2-1: بررسي مشكلات عملياتي.

خرده كار3-1:ارزيابي موقعيت رقابتي.

كارشماره2:مطالعة منابع و فرصتهاي شركت يا سازمان.

خرده كار1-2:ارزيابي منابع شركت.

خرده كار2-2:مطالعة نيازهاي بازار و گرايشهاي محيطي.

خرده كار3-2:مطالعه و بررسي نارسائيهاي اطلاعاتي.

كارشماره3:مطالعة تواناييهاي كامپيوتري (تجهيزات جانبي و مهارتهاي نيروي انساني).

كارشماره4:تهية طرح پيشنهادي.

2- مرحلة طراحي مفهومي (خام):

كارشمارة 1: تشخيص خرده سيستمهاي مورد نياز (نيازهاي اطلاعاتي).

خرده كار1-1: مطالعة جريان كار و شناسايي مرزهاي طبيعي نواحي متمركز برمهارتهاي خاص.

خرده كار2-1: تعيين ساير ويژگيهاي خرده سيستمها.

خرده كار3-1: طراحي سيستم جامع برمبناي فهرست ويژگيهاي خرده سيستمها.

خرده كار4-1: تعيين محدودة كاري كه بايد انجام پذيرد ( برمبناي نياز شركت و تخمين منابعي كه به طرح اختصاص داده مي شوند).

خرده كار5-1: تهية يك طرح مرجع ( كه جنبه هاي بنيادي طرح ،‌ تغيير سازماني، تجهيزات كامپيوتري ، نرم افزار مورد نياز را نشان مي دهد).

3-مرحلة طراحي تفصيلي سيستم

كارشمارة 1:تفكيك و تجزيه سازمان . وتعيين ماهيت پروژه هاي آتي آن.

كارشمارة 2:تعريف مجدد خرده سيستمها با تفصيل بيشتر.

خرده كار1-2:ترسيم شماي عملياتي (نمودار جريان كار) سيستمهاي درحال كار.

خرده كار2-2:مصاحبه با مديران و كاركنان مهم دربخش اجرايي.

خرده كار3-2:ترسيم شماي جريانهاي اطلاعاتي ( نمودار جريان اطلاعات).

كارشمارة 1:تعيين ميزان امكانپذيري خود كار كردن عمليات ( براي هر فعاليت يا دادو ستد).

4- مرحلة استقرار

كارشمارة 1:طراحي نحوة توالي دراستقرار

خرده كار1-1:تشخيص كارهاي استقرار.

خرده كار2-1:ايجاد رابطه بين كارها و خرده كارها.

خرده كار3-1:تهية برنامه «عملكردـ هزينه ـ زمان» .

كارشمارة 2:سازماندهي نحوة استقرارسيستم.

كارشمارة 3:برنامه ريزي نحوة تهية تجهيزات و فراگرد نصب آنها.

معيارهاي تشخيص پيچيدگي نظام (سيستم يا سامانه):

1-    تعداد عناصر تشكيل دهنده سيستم .

2-    ويژگيهاي هريك از عناصر سيستم .

3-    ميزان و نحوه تعامل عناصر مختلف سيستم.

4-    درجه نظام يافتگي ذاتي سيستم.

روشهاي شناسايي خرده سيستمها ( نظامات يا سامانه ها):

1-    روش جريان كار و عمليات.

2-    روش كاركردي (وظيفه اي).

3-    روش تغيير حالت.

عوامل مؤثر دردسته بندي خرده سيستمها ( نظامات يا سامانه ها):

1-    وظايف مشترك.

2-    فنون و رويه هاي مشترك .

3-    ارتباطات منطقي جريان كار.

4-    داده ها يا بازداده هاي مشترك .

اهداف طراحي نظام جامع (سيستم جامع):

1-    اجتناب از تكرار يا ايجاد غير ضروري عوامل عمده درسيستم .

2-    كمك به يافتن مبنايي واحد براي تعيين نحوه توالي عوامل سيستم.

3-    حداقل رساندن هزينه تركيب خرده سيستمهاي مرتبط با يكديگر.

4-    كاهش تعداد كل خرده سيستمهاي جداگانه اي كه بايد ايجاد، راه اندازي و نگهداري شود.

5-    ايجاد انعطاف درسيستم براي تطابق با رشد و تحول.

6-     ايجاد مبنايي براي گسترش هماهنگ خرده سيستمها و بسط آنها درسطح كل سازمان.

7-    تهيه راهنماي اجراي پروژه ها و انجام دادن مطالعات مداوم به منظور بهبود سيستم.

ضرورت طراحي گام به گام سيستم (نظام يا سامانه):

1-    سازمان نمي تواند به يكباره پذيرنده تغييرات اساسي و عظيم باشد.

2-    مديريت بايد ابتدا مسائل و مشكلات خود را تعريف كند و سپس جزئيات هر خرده سيستم را دراختيار تحليلگرسيستم بگذارد.

ويژگيهاي يك طراحي نظام يا سيستم خوب:

1-    اهداف مديريت را برآورده مي سازد.

2-    سيستم كامپيوتري مورد نياز را دقيقاً مشخص مي كند.

3-    با توجه به ملاحظات انساني تنظيم مي شود.

4-    عمليات برنامه ريزي شده در آن، به موقع و به حد كافي اجرا مي شوند.

5-    قبل از استقرار، آزمايش مي شود.

6-     هزينه هاي آن بطور دقيق برآورد مي شود.

7-    روش طراحي بسيار دقيقي دارد.

مراحل كلي طراحي سيستم ( نظام يا سامانه ):

1-    طرحريزي و برنامه ريزي ( اين مرحله شامل: طرحريزي، سازماندهي و كنترل عوامل ويژه ايجاد سيستم است )

2-    طراحي نام يا مطالعه امكان پذيري يا طراحي مفهومي ( اين مرحله، طراحي راههاي گوناگون و ابتدايي ايجاد سيستم را در بر مي گيرد . )

3-    طراحي تفصيلي ( عمليات جزء به جزء ايجاد سيستم، در اين مرحله طراحي مي شود .)

4-    اجرا يا استقرار ( نتيجه طراحي، معمولاً به صورت مجموعه اي از مختصات ارائه مي شود . )

نمونـه نظـامات:

نظام جامع طرح و برنامه

نظام جامع آموزش

نظام جامع تولید

نمونـه نظـامات نظام جامع طرح و برنامه:

نظام طرحريزي

نظام برنامه ريزي

نظام بودجه

نظام مالي

نمونه زیر نظام، نظام برنامه ریزی:

تهيه و تدوين برنامه

كنترل پروژه

                                                                                                              احمد رضا هدایتی

                                                                                                          کارشناس ارشد مدیریت

                                                                                                               بهار سال 1382

منابع مورد استفاده :

1-    جمعي ازاساتيدمديريت- نگرش سيستمي (مجموعه چهارم)–مركز آموزش مديريت دولتي–چاپ اول– سال 1378

2-    هيچنز درك – اصلاحي رشيد – كاربر انديشه سيستمي – مركز آموزش مديريت دولتي – چاپ اول – سال 1376

3-    رضائيان . علي – تجزيه و تحليل و طراحي سيستم – سمت – چاپ چهارم – زمستان 1378

4-    اتوود.جري –مهدي پورعطا آبادي. اكبر – تحليلگرسيستمها – سازمان برنامه وبودجه اصفهان – چاپ اول – 1371

علي پناهي . علي  – نگرش جديد بر سيستمهاي اطلاعاتي مديريت – آذرخش – چاپ اول