مدیریت در عصر جدید علاوه بر مشکلات و معضلاتی که از بدو پیدایش با آن مواجه بوده با آفتهای دیگری نیز درگیر شده که شاید بتوان علی‌رغم تمام مزایای پیشرفت‌های علمی، بخشی از آن را ناشی از توسعه علم و تکنولوژی دانست.
دامنه معضلات و مشکلات به قدری فراگیر شده و عمومیت یافته که بخش عمده سازمان‌ها را فرا گرفته است و بسیاری از مدیران ناخواسته وارد نبرد در این میادین جدید شده‌اند. اما نکته مهم اینست که کدام مدیر در این عرصه موفق بوده و کدام مدیر با مشکل ناشی از ناآگاهی روبرو خواهد شد.
بمنظور ارائه تصویری روشنتر از این موضوع و قبل از طرح آفتهای مورد نظر، ابتدا باید ببینیم مدیران در چند گروه قابل دسته بندی هستند، آنگاه به طرح آفات مورد نظر پرداخته و در ادامه به قضاوت در مورد میزان توفیق یا عدم توفیق هر گروه بپردازیم.
۱- مدیران موفق فعال – به آن دسته از مدیران اتلاق می‌گردد که نه تنها به راحتی قادر به انجام وظایف و مأموریت‌های مربوطه می‌باشند، بلکه برنامه‌های خود را به شکلی اجرا می‌کنند که سازمان را به یک مجموعه پویا یا Dynamic، خلاق، مبتکر و تأثیرگذار تبدیل می‌نمایند.
بدیهی است این پویایی می‌تواند در ابعاد مختلف مطرح باشد، ایجاد تنوع، افزایش کیفیت در محصولات تولیدی یک کارخانه یا تنوع در نوع خدمات یک شرکت یا مؤسسه از جمله مواردی است که می‌تواند نشانگر پویایی یک سازمان باشد و این حتماً بدان معنی نیست که برای دستیابی به این ویژگی، پیوسته چارچوب و ساختار کلی سازمان را متحول سازیم، بلکه همانگونه که اشاره شد بخش عمده آن متوجه نحوه اجرای خدمات و تولید محصولات و بهره‌وری صحیح از منابع و امکانات، برای دستیابی به هدف نهایی می باشد.
این گروه از مدیران معمولا به دور از ایده‌آل نگری‌های غیرمعقول، در چارچوب ضوابط بسیار فراتر از موقعیت و مسئولیت خود گام برداشته و پیوسته در اندیشه دستیابی به هدف‌های بزرگتر و توسعه پیشرفت‌های سازمان متبوع خود می‌باشند.
۲- مدیران موفق منفعل- گروهی دیگر از مدیران نیز وجود دارند که در باور عمومی از آنان نیز بعنوان مدیران موفق نام برده می‌شود و این گروه کسانی هستند که صرفاً در مورد اجرای آنچه برای آنان تدوین و برنامه‌ریزی شده، توفیق داشته و فاقد شرایط کافی برای ایجاد تحرک و پویایی لازم در کار خود هستند.
این گروه از مدیران صرفاً حال نگر بوده و نمی‌توانند تصویری برای آینده خود ترسیم نمایند و معمولاً به لحاظ تنگ نظری‌های خاص خود قادر به مشاهده فراتر از چند قدمی اطراف خود نیستند.
مدیران مذکور به ندرت به زمانی فراتر از آنچه در آن قرار دارند می‌اندیشند و اگرچه مدام به دنبال کسب رضایت رؤسا و مسئولین خود می‌باشند، اما به لحاظ محدودیت در تفکر سیستمی و سازمانی مانع از رشد و شکوفایی مطلوب برای سازمان خود بوده و در نهایت سازمان را با رکود مواجه می‌سازند.
۳- مدیران ناموفق- به مدیرانی گفته می‌شود که نه تنها آثاری از خلاقیت و ابتکار و نوآوری در آن مشاهده نمی‌شود، بلکه از انجام وظایف مربوطه نیز عاجزند و یا بعلل مختلف از جمله فقدان انگیزه و قدرت ریسک‌پذیری از انجام آنها خودداری می‌نمایند.
البته شاید بتوان الگوهای دیگری را برای مدیران تعریف نمود، اما مسلماً در مصاف با معضلات و آفتهای مدیریت، کسانی به موفقیت دست خواهند یافت که با دیدی آینده نگرانه، ژرف، عمیق و هدفمند محیط اطراف خود را تحت کنترل قرار داده و از همه موقعیت‌ها و منابع نهایت استفاده را عاید سازمان خود سازند .
حال باید دید آفت‌هایی که مدیریت را تهدید و مدیران را در مسیر انحرافی قرار می‌دهد کدامند؟
۳/۱- ارزش قائل نشدن برای تحقیقات و نظرات کارشناسان: این موضوع که از آفتهای مهم مدیریت محسوب می‌گردد یکی از محصولات توسعه علوم جدید تلقی می‌شود، به این معنا که مدیران عصر جدید به لحاظ دستیابی به منابع اطلاعاتی فراوان و آشنایی نسبی با علوم مختلف علی‌رغم گستره بی‌حد و حصر دامنه علم و ضرورت تحقیق در برنامه‌های اساسی، خود را بی‌نیاز از نظرات کارشناسی دانسته و معمولاً ارزش چندانی برای تحقیق و کار کارشناسی و استفاده از افراد کارشناس، محقق و متخصص قائل نیستند.
مدیران مذکور در اکثر موارد نظرات خود را صائب و کامل دانسته و معتقدند که به تنهایی واجد تمام شرایط و اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری و اجرای وظایف محوله می‌باشند.
این در حالیست که معمولاً وسعت نظر و دید آنان در چارچوب حوزه‌ای که از قبل برایشان ترسیم شده یا با تحصیلات جدید به آن دست یافته‌اند محدود و بسته مانده است و لذا این نگرش می‌تواند آنان را به افرادی مستبد و انحصارطلب مبدل نماید.
حضرت علی(ع) نیز در این رابطه می فرمایند: «مشورت عین هدایت است و کسی که خود را بی‌نیاز از نظرات دیگران بداند مطمئناً به خطر خواهد افتاد.»
۳/۲- بکارگیری افراد کاملاً مطیع و منفعل: گروهی از مدیران براین اعتقادند که سازمان موفق سازمانی است که تمام افراد آن در کلیه سطوح با یکدیگر همفکر و همسو بوده، کاملاً مطیع و گوش بفرمان باشند و بقول شاعر دائماً این بیت را بر زبان داشته باشند:
«بندگـانیم جـان و دل بـرکف چشم بر امر و گوش به فرمان»
آنان ترجیح می‌دهند که افراد تحت امرشان تمام دستورات آنها را بدون هیچگونه چون و چرا تأیید نمایند، در حالیکه این نوع نگرش به رکود کاری سازمان سرعت بخشیده و می‌تواند منجر به پرورش افرادی چاپلوس، متملق و فاقد انگیزه گردد و امکان بررسی و رفع نواقص و گره‌های کاری را از مسئولین سازمان سلب نماید.
علم مدیریت نیز نه تنها به مخالفت با این طرز تفکر پرداخته بلکه از اینگونه نگرش به عنوان «دام مدیریت» نام برده و وجود افراد چالشگر، منتقد و یا به اصطلاح منابع سئوال‌ساز را مشروط به رعایت اصول، لازمه توسعه، پویایی و رشد سازمان معرفی می‌نماید.
۳/۳- عدم استفاده از تجارب: یکی دیگر از آفت‌هایی که بویژه در سال‌های اخیر در برخی از سازمان‌ها کاملاً محسوس و مشهود است، سلیقه گرایی افراط گونه و نادیده گرفتن تجارب و سوابق کاری دستگاه در گذشته است، این معضل که بیشتر ناشی از خود بزرگ بینی و عدم تحدید اختیارات مدیران می‌باشد، معمولاً در سازمان‌هایی دیده می‌شود که از فقدان یک هدف روشن و دراز مدت رنج می‌برند و به عبارتی دیگر چارچوب لازم برای آنان طراحی و تدوین نشده و کمتر از نتایج آنچه در گذشته روی داده و عمل شده است، در تدوین طرح‌ها و برنامه‌های خود بهره می‌برند.
برای مثال بسیاری از کشورها، بارها دچار حوادث طبیعی شده‌اند و به همین دلیل با نگاهی بلند مدت و همه جانبه، زمینه‌های لازم برای مقابله و پیشگیری را فراهم نموده و حداقل چارچوب‌های لازم برای مقابله با تهدیدات را اندیشیده‌اند و متقابلاً برخی از دیگر کشورها هرگونه تدبیری را موکول به بروز حادثه دانسته و معمولاً همزمان با بروز مشکل به رفع آن می‌پردازند.
۳/۴- فقدان نگرش سیستماتیک: برداشت غلط از مدیریت اقتضایی یکی دیگر از موضوعاتی است که معمولا مانع از نگرش سیستمی می شود و لذا باید بعنوان یک مشکل جدی مورد توجه قرار گیرد. اگرچه مدیریت در قالب این نظریه که مبتنی بر وجود یک سیستم مشخص و منسجم نمی‌باشد، در بسیاری از موارد اجتناب‌ناپذیر است، اما این بدان معنی نیست که چارچوب ساختار، هدف و استراتژی سازمان که پایه و اساس هر مجموعه را می‌سازد نیز باید بر پایه چنین تفکری شکل گیرد و مدام تغییر یابد، بلکه در صورت ضرورت باید در طراحی مجموعه، انعطاف‌پذیری بیشتری اعمال شود تا قابلیت‌های مورد نظر برای انجام مأموریت‌های مختلف فراهم گردد.
چنانچه قرار باشد تمام امور سازمان مدام بنا بر موقعیت و به هنگام برخورد با مشکل یا اجرای مأموریت انجام شود و سازمان فاقد برنامه سیستماتیک و چارچوب کلی باشد، دستیابی به هدف نهایی هرگز محقق نخواهد شد، زیرا اتکاء به این روش معمولا توام با عدم ثبات در ساختار، تغییر پی در پی در تصمیم‌گیری، ریسک‌پذیری فراوان و موارد مشابه دیگری را به همراه خواهد داشت و بدیهی است در چنین شرایطی یک سازمان حتی در دراز مدت نمی‌تواند سازمان موفقی باشد.
۳/۵- عدم استفاده از افراد لایق و شایسته: اولویت دادن به عناوین و موقعیت اجتماعی افراد برای تصدی مشاغل، بدون ارزیابی توانایی‌های واقعی آنان از دیگر آفتهای مدیریت به شمار می‌رود. برخی از مدیران با این نگرش، استفاده از افراد سرشناس و دارای القاب و عنوان را در سازمانی که مسئولیت آن را به عهده دارند، نوعی موفقیت و افتخاری برای مجموعه خود می‌دانند در حالیکه برخی از این افراد صرفا از عناوین کاذب برخوردار و فاقد دانش و تخصص لازم می باشند و از اجرای مطلوب حداقل وظایف و مسئولیت‌های واگذاری عاجز بوده و قادر به اجرای وظایف و تعهدات مربوطه نمی‌باشند.
متقابلاً واگذاری کارهای کوچک به افراد مستعد و توانمند نیز می‌تواند، باعث کاهش انگیزه‌های کاری و افت راندمان فعالیت‌ها در یک مجموعه شده و روند فعالیت را با مشکل مواجه سازد.
۳/۶- برخورد سرد و منفعلانه با طرح‌ها و نظرات افراد تحت امر: یکی دیگر از مشکلاتی که برای برخی مدیران می‌توان مطرح باشد، برخورد منفعلانه و سرد با ایده‌ها، نظرات، طرح‌ها و حتی مشکلات شخصی افراد تحت امر است. این در حالیست که در بسیاری از اوقات، مطالب مطرح شده قابل تأمل و بررسی می‌باشد و گاهی حتی می‌تواند منجر به یک تحول اساسی در روند فعالیت‌های سازمان گردد، اما همانگونه که اشاره شد مدیران مذکور از حداقل اقدام اجتناب نموده و حتی حاضر به شنیدن مطالب و پیشنهادات کارکنان نمی‌شوند و با موکول نمودن کار به آینده و یا حتی رد فوری موضوع، زمینه‌های سلب انگیزه از زیرمجموعه را فراهم نموده و به این ترتیب راه بر شکوفایی استعدادها، پویایی سازمان، تحرک سیستم و نشاط افراد در مجموعه خود سد می‌نمایند.
۳/۷- ترک صراحت در برخورد با افراد: ترک صراحت و به عبارتی برخورد مبهم و دو پهلو با کارکنان تحت امر نیز از آفت‌هایی به شمار می‌رود که می‌تواند مدیران را گرفتار خود نماید. در حالیکه یک مدیر باید در جای خود با صراحت و قدرت دستورات لازم را صادر و یا با افراد برخورد نماید. متأسفانه بعضاً مشاهده می‌شود برخی از آنان از اظهار نظر واقعی خود در برابر کارکنان زیر مجموعه عاجزند.
اینگونه مدیران گاهی با اولویت قرار دادن روابط بجای ضوابط، این توانایی را در خود نمی‌یابند که با صراحت مطالب را مطرح و سازمان را از مشکلی که شاید مدت‌ها درگیر آن بوده است، خلاص نمایند.
این ویژگی نامطلوب نتیجه منفی دیگری را نیز در پی‌داشته و می‌تواند منجر به سازش و نرمش بیش از حد در برخورد با متخلفین گردد.
۳/۸- وعده‌های دروغین خارج از حدود اختیارات برای جذب افراد: متأسفانه نظام اداری برخی از سازمان‌ها به شکلی پایه‌گذاری شده که توزیع خدمات برای کارکنان و امکانات و منابع برای سازمان را بدون هیچ دلیلی منطقی در روند ناعادلانه قرار داده است و همین معضل سبب گشته مدیران برای جذب افراد مورد نیاز بویژه افراد مستعد، با تعجیل فراوان و بعضاً بدون بررسی کامل و ارزیابی لازم از توانایی‌های واقعی آنان، به روش‌های مختلفی متوسل شده و حتی در پاره‌ای از موارد با وعده‌های خارج از حدود اختیارات، افراد مذکور را جذب نمایند.
بدیهی است چنین روشی حداقل در دراز مدت می‌تواند، پیامدهای نامطلوبی برای مجموعه و بویژه شخص مدیر در افکار عمومی داشته و کارکنان را نیز به افرادی فاقد انگیزه و منفعل تبدیل نماید.
۳/۹- عدم بهره‌وری از تکنولوژی و اطلاعات روز: به روز نبودن سازمان‌ها بویژه درعرصه‌های بین‌المللی یکی از موضوعاتی است که می‌تواند یک مجموعه را با مشکلات و معضلات فراوانی مواجه نموده و حتی منجر به سقوط آن گردد.
اعتقاد و استفاده مدیران از روش‌های سنتی و یا عدم توانایی لازم در مجموعه برای حرکت همگام و همزمان با دانش روز و نیازهای جامعه در ابعاد مختلف اعم از استفاده از منابع ابزار و امکانات و یا ارائه خدمات و تولید محصولات را شاید بتوان بعنوان یکی از مهمترین آفات مدیریت در عصر جدید نام برد.
۳/۱۰- درگیر شدن مدیران سطوح بالا در کارهای اجرایی: مطمئناً یکی از علل اصلی بروز این مشکل را می‌توان در عدم کارایی و ناتوانی مجموعه تحت امر جستجو نمود، به این معنی که گاهی مدیران به علت عدم توانایی افراد تحت امر مجبور می‌شوند که بار کاری آنان را نیز بردوش بگیرند، اما در مورد برخی دیگر از مدیران، موضوع به این شکل مطرح نیست بلکه خود آنان تمایل دارند که بجای توجه و تأکید بر جزئیات کار، خود نیز وارد فعالیت‌های اجرایی شوند و به این ترتیب بجای ایفای نقش نظارت، هدایت و رهبری سازمان بخش عمده وقت خود را صرف فعالیت‌های نامربوط می‌نمایند که بدیهی است اثرات نامطلوبی را در پی خواهد داشت.
گاهی مدیران مذکور این ویژگی نامطلوب را به نوعی دیگر به سایر کارشناسان بویژه کسانی که مسئولیت‌پذیری بیشتری داشته و از مسئولیت پذیری و تحرک بیشتری برخوردارند نیز تسری داده و ضمن وارد نمودن فشار بیش از حد کاری به آنان، افراد مذکور را نیز از کار اصلی باز داشته و با واگذاری مأموریت‌های متعدد و متفاوت انتظار دارند که آنان نیز به جای سایر افراد و یا حتی جلوتر از مجموع سازمان حرکت نمایند، در حالیکه این نوع نگرش به تدریج باعث کاهش قدرت فکری، ذهنی و همچنین فرار از کار و سلب مسئولیت توسط افراد می‌شود.
۳/۱۱- انجام همزمان چند فعالیت: مسئولیت‌پذیری نامتعادل و غیرمنطقی برخی از مدیران با هدف اثبات توان فردی یا حتی برای کمک صادقانه به پیشرفت امور موجب می‌گردد تا علی‌رغم محدودیت‌های زمانی یا محدودیت منابع و امکانات، مسئولیت چندین فعالیت بزرگ وحتی نامربوط را بصورت همزمان برعهده بگیرند، درحالیکه نه تنها این مسئولیت‌پذیری کمکی به سازمان نمی‌کند، بلکه به علت محدودیت‌های مذکور، مجموعه اقدامات معمولاً بصورت ناقص و بدون بررسی کارشناسی عمیق اجرا شده و به همین جهت فاقد شرایط لازم برای تداوم و بهره‌برداری مطلوب می‌باشد.
۳/۱۲- عدم نظارت، بازرسی و کنترل: این موضوع نیز از مهمترین معضلات مدیریت به شمار می‌رود، علی‌رغم اینکه نظارت و کنترل و بازرسی پیوسته بعنوان یکی از مهمترین ابزار مدیریت مطرح بوده است، برخی از مدیران کمترین بهره‌ای از این امکان بالقوه نمی‌برند و در معدود اقدامات نظارتی و کنترلی، بقدری شتابزده و بدون برنامه عمل می‌نمایند که اقدام آنان به هیچ وجه شایسته نام نظارت کنترل و بازرسی نیست. آنان تنها با اجرای ظواهر کار و انجام برخی از اقدامات صوری، نه تنها خود و مجموعه سازمان را فریب می‌دهند، بلکه زمینه بروز و افزایش مشکلات و تخلفات کاری را نیز فراهم می‌نمایند، در حالیکه توجه به این نکته از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است و آیات و احادیث فراوانی نیز در منابع مختلف اسلامی در این رابطه وجود دارد. از جمله توصیه حضرت علی(ع) در فرمان معروف خود به مالک اشتر که می‌فرمایند : «مأمورانی برای نظارت بر کار کارمندان خود بگمار، از کسانی که راستگو و با وفا باشند تا حقایق را دقیقاً به تو اطلاع دهند، زیرا بازرسی مداوم و پنهانی سبب می‌شود که به امانت‌داری و مدارا کردن با مردم ترغیب شوند.»
تعدد و تأکید آیاد و روایات در این زمینه به حدی است که به طور یقین می‌توان گفت امروزه بسیاری از مشکلات در نظام‌های اداری ناشی از نادیده گرفتن همین موضوع و یا بعبارتی عدم وجود سیستمی است که با بررسی گره‌های کاری و رفع آنها (سیستم بازخور)، سازمان‌ها را در مسیر لازم قرار دهد.
۳/۱۳- گرفتار شدن در خصلت‌های ناپسند رفتاری و شخصیتی: بخشی از آفات مدیریت شامل مواردی است که اختصاص به گروه خاصی از افراد جامعه نداشته و می‌تواند در برگیرنده آحاد مردم از جمله رئیس و مرئوس و حتی ارباب رجوع نیز باشد، اما گرفتار شدن مدیران در این ورطه، خطرات بیشتری را در پی خواهد داشت.
اهم این خصائص که وجود آنها می‌تواند برای مدیریت خطرساز و زیانبار باشد عبارتند از خصلت‌های مذمومی مانند: غرور، سوء‌ظن و بدبینی مفرط، کینه‌توزی، لجاجت در مواردی که موضوع مورد نظر به کلی غلط بوده و یا اطمینان به صحت آن وجود ندارد، اصرار بر اشتباه، بدزبانی، عصبانیت، تنگ‌نظری، دست و دل‌بازی غیر قانونی و نا متعارف نسبت به اموال بیت‌المال، انتظارات نامعقول، تعجیل در نتیجه‌گیری و غفلت از انجام وظایف محوله، عدم اعتماد، تعجیل در تصمیم‌گیری، عکس‌العمل در برابر شایعات بدون تحقیق، جوسازی علیه دیگران، انتقام‌جویی، جاه‌طلبی، تجمل‌گرایی، مال‌اندوزی، انتقادناپذیری، بخل، حسادت، تهمت، غیبت، تمسخر دیگران، تکبر، تبعیض بی‌دلیل در روابط و خوش‌بینی بیش از حد.
۳/۱۴- استفاده نامناسب از ابزار تشویق و تنبیه: تشویق و تنبیه نابجا و تمایل به یکی از این دو ابزار بدون توجه به دیگری نیز نه تنها اهداف مورد نظر را در پی نخوهد داشت، بلکه در برخی از موارد می‌تواند باعث تحقیر، کاهش انگیزه، تشویق افراد به خطا و سایر نتایج مشابه گردد و دقیقاً نتیجه عکس بدنبال داشته باشد. برای مثال هرگاه همه افراد یکسان تشویق شوند انگیزه‌های لازم برای تلاش بیشتر ایجاد نخواهد شد.
۳/۱۵- برگزاری بیش از حد جلسات: یکی دیگر از مشکلات شایع در نظام مدیریتی کشور، برگزاری بیش از حد جلسات در انواع مختلف از جمله: جلسات مشورتی، جلسات توجیهی، جلسات تودیع و معارفه و سایر موارد مشابه است که خود به نوعی بیانگر بی‌برنامگی سازمان‌ها می‌باشد.
به عبارتی دیگر به همان میزان که لازم است مدیران برای اجرای بهینه امور، از نظرات مشورتی دیگران در قالب سمینارها، جلسات، کمیسیون‌ها و … استفاده نمایند، به همان اندازه نیز برگزاری بیش از حد این جلسات، زیانبار و باعث صرف بیهوده وقت نه تنها مدیران، بلکه کارکنان سازمان و حتی ارباب رجوع می‌گردد و به این ترتیب فرصت‌های لازم برای اندیشیدن، برنامه‌ریزی و پرداختن به سایر فعالیت‌های اساسی، از آنان سلب می‌گردد.
۳/۱۶- سطحی نگری: از دیگر معضلات مدیریتی که می‌توان به آن اشاره نمود سطحی‌نگری برخی از مدیران نسبت به مأموریت‌ها و وظایف محوله می‌باشد، اینگونه مدیران بدون توجه به پیامدهای کوتاه مدت و بلند مدت اقدامات خود، با انجام کارهای رفرمیک و سطحی، صرفاً به دنبال آن هستند که مشکل به هر شکل ممکن حتی مقطعی و موقتی برطرف و وظیفه محوله اجرا گردد.
اگرچه اینگونه عملکرد نیز در بسیاری از موارد اجتناب‌ناپذیر است، اما استفاده از این روش در مورد برنامه‌های اساسی و زیربنایی، نه تنها بطور حقیقی مشکل را رفع نخواهد نمود، بلکه به علت فقدان تفکر ریشه‌ای و کار کارشناسی اساسی، در دراز مدت بر حجم مشکلات سازمان خواهد افزود.
در نهایت بدیهی است با توجه به تقدم پیشگیری بر مقابله، مدیرانی موفق‌تر خواهند بود که ضمن توجه به ویژگی‌های یک سازمان موفق و پویا و کارآمد، پیوسته به ارزیابی فعالیت‌های خود پرداخته و آفتهای احتمالی موجود را نقد و بررسی نموده و رفع نمایند و این ویژگی موضوعی است که تنها در شخصیت مدیرانی که از آنان با عنوان مدیران موفق فعال نام برده شد قابل جستجو است.
احمد رضا هدایتی
بهمن ماه ۱۳۷۹
منابع :
۱- اقتداری، علیمحمد- سازمان و مدیریت- انتشارات مولوی – ۱۳۶۷
۲- بال هرس و کنت بلانچارد- ترجمه دکتر علی علاقه‌‌بند- موسسه انتشاراتی امیرکبیر ۱۳۶۸
۳- آیت‌ا… مکارم شیرازی- مدیریت و فرماندهی در اسلام- انتشارات هدف- ۱۳۶۷
